Management : 3 pistes pour doper la productivité grâce au numérique

Par Alice Pairo, France Télévisions

Qu’il redessine son organisation complète ou soit employé avec parcimonie, le numérique s’impose à l’entreprise si elle souhaite rester compétitive. Mais comment accompagner cette transformation ? 

Le sujet de l’innovation dans l’entreprise étant très vaste, nous retiendrons trois points abordés par les professionnels des nouvelles technologies et des ressources humaines réunis récemment au Hubday - Future of Work : la formation au digital, l’environnement de l’entreprise et l’employé.  Trois domaines où le numérique a beaucoup à apporter…

La formation : passage important de la transition  numérique

En matière de méthodes d’apprentissage, le numérique a donné naissance à de nouveaux formats. L’e-learning a fait apparaître dès 2012 les MOOCs (pour Massive Open Online Course) qui offrent à chacun la possibilité d’apprendre sur n’importe quel sujet. Ces cours en ligne interactifs forment aujourd’hui 37% de la population digitale selon Thierry Curiale, Open collaborative learning & corporate learning experience program director chez Orange.

Les MOOCs ont donc été adoptés dans le monde de l’entreprise pour former les employés (on parle alors de COOC pour Corporate Open Online Course ou de SPOC pour Small Private Online Courses). Et notamment par un acteur majeur de la transformation numérique: La Poste.

Cet établissement historique (créée en 1576) constitue un exemple intéressant de remise en question face au numérique. Elle a d’ailleurs reçu le prix d’ « Entreprise digitale de l’année » lors des derniers Trophées des Industries Numériques. Ses transformations ne se résument pas au smartphone dont sont munis les postiers et qui remplacent leur sacoche (95.000 postiers équipés de smartphone professionnel dans leur quotidien). Il suffit de se rendre dans la rubrique Innovation du site de l’entreprise pour s’apercevoir des multiples projets lancés.

image001Capture d’écran du site Internet de La Poste rubrique Innovation

Comme l’a expliqué Nicolas Jouanneaud, Directeur de la Formation du groupe La Postepour parvenir à la transformation digitale que l’entreprise ambitionne d’opérer, il est crucial de passer par la phase de formation. Une formation à destination de tous les collaborateurs de l’entreprise, dans laquelle sont proposées « les connaissances de base et compétences de premier niveau » pour « comprendre le numérique à La Poste ».

Mais aussi une plateforme de vidéos en ligne ayant pour objectif de « faire comprendre le digitale dans la société à la fois en tant que collaborateur et citoyen et en tant que consommateur ». C’est dans le cadre de cette offre que des « formats innovants que sont les MOOC, les COOC, les SPOC » ont été proposés.  Avec par exemple, un premier COOC sur l’utilisation du numérique au quotidien.

Et pour ceux qui préféreraient le contact humain, les transformations digitales des entreprises ont fait apparaître le concept du « reverse mentoring ». Il consiste en la création de relations intergénérationnelles entre les novices du numérique et les jeunes entrants dans l’entreprise - pour la plupart issus de la Génération Y - afin que ces premiers bénéficient de leur aide. Une méthode testée par GDF Suez sur une dizaine de managers l’an passé comme on pouvait le lire dans l’article « Le numérique transforme les pratiques de management » du monde.fr. Testé et approuvé visiblement, puisque l’entreprise prévoyait de poursuivre le développement pour que « les geeks forment les seniors ».

 L’environnement au cœur de la transformation numérique

« La transformation digitale et l’évolution du travail passe aussi par l’optimisation de l’espace de travail » peut-on lire sur le site internet du Hubday. Plusieurs interventions ont permis d’en prendre la mesure. Frédéric Bedin, Président du groupe Hopscotch (agence de relations publiques, événementiel et social marketing) a souligné l’importance du « space planning ».

Il explique : « nos anciens bureaux ont été conçus quand un ordinateur pesait 80 kg et qu’on était relié à un mur par un fil, l’endroit où l’on travaillait était déterminé par le fil [...] vous étiez accrochés au téléphone comme les chiens dans les chenils, on ne se parlait pas bien, on s’envoyait des emails de bureau à bureau ». Puis l’entreprise a opéré un changement radical : des ordinateurs portables et des espaces entièrement redessinés. Les employés peuvent ainsi travailler où ils veulent et à proximité (ou à distance) de qui ils veulent. Une liberté dans l’espace qui impacte considérablement les méthodes de travail - qui deviennent plus collaboratives -  et par conséquent la productivité de l’entreprise.

Autre proposition basée sur la mobilité qui peut paraître au premier égard fantaisiste pourrait elle aussi améliorer la compétitivité des entreprises : un walking desk « Activ’up » présenté par Marc Thouvenin permet d’être mobile tout en restant à son poste de travail.  Le principe est simple: travailler et faire de l’exercice en même temps, grâce à un objet hybride entre le tapis de marche et le bureau ! Les effets seraient multiples :

  • Une meilleure santé (réduction du stress, des risques cardiovasculaires et perte de poids)
  • Un gain de temps (travail et exercice en même temps)
  • Une meilleure productivité (concentration et dynamisme) et créativité (meilleure oxygénation du cerveau et libération d’endorphine)
  • Une adaptation à tous les espaces : open space, co-working, réunions et bureau individuel.

Si vous êtes dubitatifs, Marc Thouvenin saura peut-être vous convaincre avec l’argument suivant : Steve Jobs était un adepte de la marche, il faisait toutes ses réunions stratégiques en marchant dans la rue, avec ses associés.

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Image extraite du site d’ActivUp, bureau tapis de marche Lifespan TR1200 DT7

Le bien-être comme clé du succès

Et l’avis des employés dans tout cela ? Julien Hagège, Responsable des Partenariats et Comptes Stratégiques chez Dropbox a rappelé lors de son intervention l’importance de l’état d’esprit des employés dans la réussite de la transformation digitale de l’entreprise. Les résultats d’une étude TNS commandée par Dropbox (réalisé sur 2 000 personnes en Australie, Japon, Etats-Unis et Europe) montre comment un choix technologique fait par les employés eux-mêmes permet d’accélérer la collaboration et d’augmenter le bien-être. Ce que Julien Hagège appelle  « le bien-être technologique ».

Pour lui, on assiste à une nouvelle organisation du travail, basée sur trois tendances: la mobilité (accès illimité et télétravail), la collaboration au-delà de son équipe et l’utilisation de nouveaux outils pour les employés. Ces nouvelles méthodes peuvent être perçues comme source de complexité. Dans l’étude par exemple, 6 sondés sur 10 déclarent rencontrer des obstacles bloquant à la collaboration (échanger des données en dehors de l’entreprise : 49%, travailler sur plusieurs devices : 48%, travailler ensemble sur un même document en temps réel : 60%)

L’objectif de Dropbox avec cette étude est de proposer des réponses à ces obstacles. La solution : « partir du choix des employés ». L’étude montre en effet que lorsque l’entreprise laisse davantage de liberté aux employés, ils sont deux fois plus nombreux à déclarer travailler en équipe (de 26 à 55%). Le nombre de personnes déclarant  ne plus avoir d’obstacles à la collaboration est lui aussi multiplié par deux (de 39 à 82%)

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Et ce n’est pas tout ! Pour Julien Hagège, des bénéfices sont aussi à attendre en terme d’amélioration de la qualité du rendu et donc de productivité. « Naturellement, un salarié va choisir l’outil qui répond vraiment à son besoin et résout son problème, c’est aussi une simplification du quotidien, de sa façon de travailler, on adopte naturellement un outil facile à utiliser » précise-t-il. De cette simplification et des résultats qu’elle implique en terme de qualité de travail apparaîtra un plus grand bien-être qui se traduit par un meilleur moral des employés. Un cercle vertueux!

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Mais Julien Hagège nous rappelle qu’ « il y a encore un peu de chemin à parcourir ». Une étude de Roland Berger réalisée l’année dernière montre que seules 19% des entreprises avaient inclus dans leur programme de transformation digitale l’avis des employés…

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    On va petit à petit dans le bon sens. Numérique ou pas, ce sont les employés qui définiront demain l'entreprise pour laquelle ils travaillent. Ici, vous présentez le choix des outils numériques utilisés, ailleurs ce sont les valeurs, les horaires (vous en parlez avec le télétravail), les méthodes... L'avenir du bien être dans l'entreprise, du sens au travail est prometteur !

    Romain