Par Laure Delmoly, France Télévisions, MediaLab
C'est le moment de faire du tri dans votre smartphone. Durant cette période de confinement qui risque de durer, celui-ci sera votre meilleur allié. A condition de désactiver toute notification inutile (alertes infos, nouveaux messages) pour éviter d'être dérangé de façon intempestive. Concentrez-vous sur les applications essentielles : celles qui facilitent le management de projet et d'équipe à distance ainsi que l'organisation de vos journées.
WhatsApp : créer des groupes de discussions par thématique de travail
WhatsApp a annoncé renforcer sa capacité réseau pour tenir la montée en charge durant le confinement. Un conseil : créez un groupe général pour l’ensemble du service (pour y poster les horaires des conf call / codes d’accès et les actualités du service) et des sous-groupes pour chaque thématique de travail avec seulement les personnes concernées.
Communiquez chaque matin dans les fils WhatsApp thématiques sur votre to do list de la journée mais évitez d’inonder les fils de discussion avec des remarques qui ne concernent pas l’ensemble des membres ou qui ne font pas avancer concrètement le projet. Less si more !
N’oubliez pas de mettre un logo pour chaque groupe de discussion. En cette période de multiplication des groupes whatsApp, un indice visuel n'est pas inutile.
Google Drive : partager ses fichiers et documents de travail
Les dernier réfractaires comprendront l’intérêt de centraliser tous les documents de travail sur Google Drive. On y a accès depuis tous les devices. Les Drive partagés permettent de stocker les documents de travail de votre équipe dans un espace dédié et partagé. Les documents ajoutés à l'espace partagé appartiennent collectivement aux membres de l'équipe, ce qui permet à tous les utilisateurs de rester à jour.
Google Agenda : indiquer ses créneaux de disponibilités à ses collègues
Google Agenda vous aidera à communiquer sur votre emploi du temps et à consulter celui des autres. Dans cette période de travail à distance, vous pouvez décaler légèrement vos horaires de travail en fonction de vos contraintes familiales mais il est primordial de signaler vos créneaux de disponibilité à vos collègues via un agenda partagé.
Zoom : organiser des visioconférences d'équipe
De New-York à Paris, les travailleurs confinés sont unanimes. Zoom est l’application de visioconférence la plus efficace et la plus intuitive. Si vous ne souhaitez pas que vos collègues voient votre intérieur, vous pouvez télécharger un fond virtuel (une bibliothèque de livres bien fournie pour vous donner un côté intello ou le San Francisco Bridge pour avoir l'air d'un startupper de la Silicon Valley) afin de rester digne pendant les réunions de service malgré un espace de travail restreint partagé avec l’ensemble de la famille. Pour cela, en bas à gauche, à coté de la caméra, cliquez sur le V et sélectionnez "choisir un fond virtuel".
Slack : gérer des projets et canaux de discussions
Slack est une plateforme de travail collaboratif. Vous échangez en messagerie instantanée via différents canaux de conversation et faites évoluer votre projet en temps réel. Chacune de vos actions est instantanément mise à jour et visible par tous les participants. La dernière fonctionnalité en vogue ? Un moteur de recherche interne pour retrouver rapidement le message et canal de conversation souhaité via un mot clef. Vous pouvez également partager des documents écrits, audio et vidéo.
Asana : créer des tâches et les assigner à des collaborateurs
Asana est une plateforme de gestion de projet en méthode agile. Cette application est idéale pour assurer une méthodologie projet efficace. Les chefs de projets et product managers la connaissent bien. Dans chaque projet, vous pouvez créer des tâches, les assigner à un membre de l'équipe, fixer un délai et en assurer le suivi (to do, in progress, done). Son design épuré la rend très agréable d’utilisation.
Pomodoro : optimiser son temps de concentration et faire des pauses
Déterminez la tâche à exécuter, donnez-lui un nom et lancez le timer. Le principe de la technique Pomodoro ? 25 minutes de travail et 5 minutes de pause. Vous enchaînez ainsi de façon ludique les tâches de la journée en n’oubliant pas de boire un café, thé ou verre d’eau ou de vous dégourdir les jambes entre deux tâches.
Discord : envoyer son ado en "classe virtuelle"
La plateforme de communication entre gamers accueille désormais les enseignants, confrontés à la saturation des portails pédagogiques et incités par leur élèves à y faire cours. Les cours sont envoyés en PDF à l'heure prévue sur l’emploi du temps scolaire des élèves. Il sont ensuite débattus en "classe virtuelle" sur Discord via un "Question and Answer". A noter : la plateforme n'est accessible qu'aux utilisateurs de plus de 13 ans.
Downdog ou 7 minutes workout : faire du sport en début ou en fin de journée
Au début ou à la fin de votre journée de travail, fermez votre ordinateur et faites de l'exercice. Pendant toute la phase de confinement, les applications payantes Down Dog (Yoga) et 7 minutes Workout (appli de fitness la plus téléchargée sur les stores) passent en gratuit.
Houseparty : organiser des e-diners de famille ou des e-apéros entre amis
Pour ceux qui habitent seul, planifiez vos moments de convivialité. Houseparty permet de vous mettre en contact avec des amis pour des repas ou des apéros. Le succès de cette appli est surtout dû à la fonction de jeu : les participants peuvent profiter d'un pictionary, un Questions & Answer ou le jeu où il faut deviner le mot placé sur un front en posant des questions.
Faites-vous un emploi du temps. Mettez en place des rituels. Veillez à équilibrer vie privée et vie professionnelle en cette période où les heures qui coulent ont tendance à se ressembler. Communiquez régulièrement avec vos collègues, votre famille et vos amis. Et n'oubliez pas de garder votre smartphone bien chargé !
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