Par Kati Bremme, Direction de l’Innovation et de la Prospective à France Télévisions  

Comment manager et collaborer à distance sans perdre le moral ? Dans cette (longue) période de télétravail contraint pour la plupart d'entre nous, il s’agit encore plus que d’habitude d’accompagner les équipes à tous les niveaux pour leur donner un cap et les moyens de l’atteindre, et pour garder un niveau de motivation important malgré le contexte difficile.

Confinés chez eux, les experts en la matière proposent une multitude de conseils et bonnes pratiques, certains d'entre-eux abusent même de la situation en commercialisant des cours en ligne pour « apprendre à travailler à distance ».

Méta-Media vous partage quelques idées testées chez nous.

Si l’on met de côté les structures de type start-up constituées d’une majorité de « digital natives », la plupart des entreprises doivent gérer deux populations distinctes dans cette situation : d’un côté les « nomades », déjà habitués au travail à distance, et qui maîtrisent l’essentiel des outils en ligne pour collaborer, communiquer et partager. De l’autre côté, les « sédentaires », habitués au travail en présentiel et qui ont donc besoin d’un accompagnement renforcé dans la prise en main des outils les plus simples de coopération en ligne.

Les deux populations, dans cette phase exceptionnellement prolongée de télétravail, requièrent un management fort qui les soutient dans l’organisation de leur travail au quotidien et encore plus dans la motivation à court et moyen terme à travers des objectifs clairs, pour continuer à fournir un travail de qualité, inspiré et créatif. Une communication limpide, régulière et positive est la clé de succès du travail à distance.

1Adoptez la bonne attitude

Pour les collaborateurs qui n’ont pas la « culture » télétravail, il s’agit avant tout de les rassurer, et de ne surtout pas les écraser sous une multitude de nouveaux outils. Ils ont besoin d’un accompagnement renforcé de la part de leur manager, qui doit leur donner des objectifs très clairs, anticipés, plutôt à court terme, psychologiquement plus simple à gérer (objectifs hebdomadaires...). Le manager doit laisser au collaborateur le temps et les moyens de s’organiser. Il faut donner à chacun une définition explicite de son rôle dans cette situation, ses objectifs, des priorités stratégiques et des attentes. Au préalable, le N+1 doit veiller à ce que chaque employé ait un accès complet aux outils, afin que personne ne se sente laissé pour compte.

Dans un premier temps, la fréquence des contacts par rapport au bureau peut être augmentée. La communication doit se faire dans les deux sens : manager vers l'équipe et équipe vers le manager. Pour les collaborateurs qui en ont besoin, les entretiens en tête à tête peuvent s'ajouter. Communiquez davantage, incitez vos équipes à communiquer, partagez davantage, mais toujours de façon claire et concise, sans pour autant submerger les équipes d'informations.

En période de crise, la transparence compte plus que jamais. Soyez transparents sur ce que vous savez, ce que vous ne savez pas et ce que vous faites pour en savoir plus.

Le manager doit devenir manager ressources : piloter, motiver et suivre les résultats. Pour un management à distance efficace, vous devez accepter de ne plus être en contrôle de tout ce qui se passe dans l’équipe. Laissez par exemple de l’autonomie à vos collaborateurs en matière d’horaires de travail. Et ne demandez pas à vos équipes la liste exhaustive de leurs faits et gestes pendant leur journée de télétravail.

Le manager doit aussi être plus que d’habitude à l’écoute des signaux faibles, donner du feedback, rassurer, le tout dans la bienveillance face à des équipes déstabilisées par ce nouveau contexte. Même les « digital natives » ne sont pas préparés à rester sans contact réel sur une longue durée. La bienveillance doit d'ailleurs être le leitmotiv dans tous les échanges à distance, un malentendu pouvant rapidement se transformer en friction par écrans interposés.

Cette phase de distanciation forcée est aussi l'occasion pour les "nomades" et les "sédentaires" de s'entraider, via des tutoriels en ligne pour partager les bonnes pratiques sur le chemin vers la transformation digitale (reverse mentoring, ateliers par visioconférence...).

2Mettez en place des rituels

On connaît la mauvaise habitude (française) de se réunir juste pour se réunir. Dans une période qui bouscule tous nos repères, les réunions doivent devenir des rituels avec un sens et un objectif. En ligne, elles ne doivent pas dépasser 30 minutes, et devraient être affichées dans l’agenda des employés dès lundi, pour leur permettre une vision claire de leur semaine. Elles doivent être régulières et prévisibles. Une courte visioconférence par jour permet en outre de maintenir le contact humain.

Mettez en place des règles pour ces réunions (éteindre les téléphones, ne pas vérifier les e-mails, pas de multitâche). A chaque début de réunion, annoncez le sujet et rappelez les modalités d’interaction.

• Tous les lundi, réunion équipe pour définir les projets de la semaine, suivie d’un mail récapitulatif de la réunion sur les stratégies à adopter
• Mardi, mercredi, jeudi, des réunions équipe dédiées à une thématique : comment mieux collaborer à distance, outils, priorisation des objectifs, rappel des objectifs à moyen terme, ...
• Tous les vendredi, réunion synthèse de la semaine pour rendre compte et célébrer les victoires hebdomadaires, suivie d’un mail récapitulatif des actions mises en places dans l’équipe la semaine écoulée, et des projets à venir la semaine suivante
• Des réunions ponctuelles autour des projets spécifiques, 1/1 ou par sous-équipe

3Utilisez le bon canal de communication

En général, préférez les outils interactifs aux mails, le but étant de se rapprocher des conditions réelles de collaboration en face-à-face. La vidéo est particulièrement utile pour les conversations complexes ou délicates, donnant une impression plus personnelle que la communication écrite ou audio uniquement (même si le réseau internet est par moment saturé, et l'image dégradée).

Dans d'autres circonstances, une collaboration rapide est plus importante que les détails visuels. Pour ces situations, prévoyez des fonctionnalités de messagerie individuelle sur téléphone portable (comme Slack, WhatsApp....) qui peuvent être utilisées pour des conversations plus simples et moins formelles, ainsi que pour les communications urgentes.

Les mails sont utiles comme référent des messages le plus importants à retenir : récapitulatif de la "to do list" de la semaine, récapitulatif des objectifs, informations importantes concernant le coronavirus.

Gérez les groupes dans les messageries instantanées

1. Créez le plus possible des groupes WhatsApp thématiques, ne pas utiliser un seul groupe « fourre-tout »
2. Auto-disciplinez vous dans la communication
3. Modérez ces groupes, on ne s’y exprime pas sur tout et n’importe quoi
4. Respectez les horaires de travail du bureau, y compris dans la communication instantanée
5. Ce n’est pas parce que l’on travaille à la maison que l’on doit être joignable 7j/7, 24h/24

4N'oubliez-pas la communication informelle

L’absence de contacts sociaux (échanges directs à la machine à café, cantine...) risque de fragiliser un certain nombre de collaborateurs. Ce sont aussi ces situations « informelles » qui font parfois émerger des bonnes idées.

Créez des temps de communication qui sortent délibérément du cadre formel :

• Commencez une vidéoconférence par un tour de table de 5-10 min où chacun exprime ce qui le préoccupe ce jour-là à titre personnel
• Mettez en place des visioconférences dédiées « machine à café »
• Un moyen d’apprendre à collaborer online : les jeux vidéo en ligne pour faire naître entre des collaborateurs débutants en ligne une forme de connivence (course de vélo, match de basket ou encore une partie de karaoke, les formats en ligne n'ont pas de limite...)

5Les outils

Pour les « nomades » qui ont une bonne connaissance des outils

• Jira/Confluence pour la gestion de projet
• Slack pour les échanges autour des projets
• WhatsApp pour la communication d'équipe et des groupes thématiques
• Google Drive pour partager et collaborer sur des documents
• Zoom ou Teams pour les réunions en visioconférence

Pour les « sédentaires, qui ont peu de connaissance des outils, même si une grande partie de leur travail peut être fait à distance

• Le réseau social interne pour partager des documents, échanger, et pour les visioconférences de < 10 personnes
• Trello, pour la gestion de « petits projets »

Enfin, tout ceci ne peut se faire sans une confiance renforcée dans la relation manager/employé.

5Short list de bonnes pratiques pour le télétravail

Il est important que chaque individu travaillant à distance soit attentif à la gestion de son temps (et de sa santé mentale). Quelques pratiques recommandées :

• Ne restez pas assis à votre bureau toute la journée. Prenez des pauses comme vous le feriez au bureau pour un café, ou déjeuner, aérez-vous (à la fenêtre, ou par une courte sortie, ne pas oublier votre attestation de déplacement dérogatoire)
• Même si les horaires de travail peuvent fluctuer, établissez un emploi du temps pour votre journée afin de ne pas passer 8 heures de "temps de travail" non structuré
• Trouvez des listes de lecture (Deezer, Spotify...) pour vous aider à vous concentrer (gardez quand même un casque si vous voulez les écouter à fond, pour vos voisins, eux aussi confinés à la maison)
• Désignez des moments de votre calendrier pour effectuer les tâches en dehors des réunions
• Certaines tâches peuvent nécessiter l'aide ou le soutien d'autres personnes. Si c'est le cas, n'attendez pas les heures habituelles de réunion de l'équipe pour y faire face. Contactez par messagerie votre responsable ou un membre de l’équipe lorsque vous avez besoin d'aide
• Lorsque vous travaillez sur une échéance, éliminez les distractions pour favoriser la productivité (fermez les onglets internet, fermez les messageries et réseaux sociaux, ne vérifiez pas les e-mails...)
• N'oubliez pas de prendre vos repas et de boire de l'eau !
• N'oubliez pas de terminer votre journée de travail ! Fixez une heure d'arrêt

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Prenez soin de vous, et à bientôt au bureau !

 

 

Illustrations KB, sauf Illustration de Une : Captionery sur Unsplash